Üretim ve Toptan Satış Firmaları İçin CRM Rehberi

Üretim ve toptan satış firmaları için CRM, bayi, distribütör ve kurumsal alıcılarla yürütülen teklif süreçlerini, fiyat revizyonlarını ve satış temsilcilerinin müşteri görüşmelerini tek yerde izleyen bir sistemdir. Bu firmalarda satış genellikle tek bir siparişle değil, uzun soluklu ilişkiler ve defalarca revize edilen tekliflerle ilerler.

Bu yazıda B2B satış yapan üretici ve toptancıların CRM'de neyi, nasıl takip etmesi gerektiğini somut bir iş akışıyla anlatıyoruz. CRM'in ERP, stok veya fatura yazılımının yerini tutmadığını, satış ilişkisini yönettiğini baştan belirtelim.

Üretim ve toptan satışta müşteri takibinin zorlukları nelerdir?

• Çok sayıda revizyon: Bir teklif miktar, vade, teslim şekli veya hammadde fiyatına göre defalarca değişir.
• Döviz: İhracat veya ithal girdiye bağlı ürünlerde teklifler farklı para birimlerinde verilir.
• Bölge yönetimi: Satış temsilcileri il veya bölge bazında çalışır; müşterilerin kime ait olduğu net olmalıdır.
• Teknik dokümanlar: Teklife teknik şartname, çizim veya ürün kataloğu eşlik eder.
• Uzun karar süreci: Alıcı firmada satın alma, teknik ekip ve yönetim farklı aşamalarda devreye girer.

B2B satışta CRM'de hangi bilgiler tutulmalı?

Toptan satışta teklif süreci adım adım nasıl işler?

1. Talep: Fuar, telefon, web sitesi veya bayi yönlendirmesiyle gelen firma aday olarak kaydedilir; ilgilendiği ürün grupları etiketlenir.
2. Nitelendirme: Yıllık ihtiyaç, mevcut tedarikçi, karar vericiler ve bütçe dönemi öğrenilir.
3. Numune veya teknik görüşme: Gerekiyorsa yüz yüze ziyaret veya numune süreci görüşme kaydı olarak işlenir.
4. Teklif: Fiyat listesi ve teknik şartname teklif kaydına eklenir; tutar ve para birimi girilir.
5. Revizyon ve pazarlık: Her yeni fiyat bir revizyon olarak kaydedilir; teklif "Görüşmede" durumuna alınır.
6. Karar: Sipariş gelirse teklif "Kazanıldı", gelmezse "Kaybedildi" olarak kapatılır ve kayıp nedeni not edilir.
7. İlişkinin sürdürülmesi: Kazanılan firma müşteri kartına dönüşür; periyodik ziyaret veya arama için takip tarihi girilir.

Revizyon yönetiminin ayrıntılarını teklif revizyonu yönetimi, B2B sürecin genel adımlarını B2B satış süreci adım adım yazımızda bulabilirsiniz.

Revizyon geçmişi neden bu kadar önemli?

Alıcı "geçen ay daha uygun fiyat vermiştiniz" dediğinde, satış temsilcisinin hangi tarihte hangi koşullarla hangi fiyatın verildiğini görebilmesi gerekir. Revizyonlar e-posta yazışmalarında dağınık kalırsa hem pazarlık gücünüz zayıflar hem de farklı temsilcilerin aynı müşteriye farklı fiyat vermesi riski doğar. Her revizyonun tutarı ve ekiyle birlikte tek kayıtta durması, bu riski azaltır.

Pasif müşteriler nasıl yeniden kazanılır?

Toptan satışta en değerli fırsatlardan biri, bir dönem sipariş verip sonra kaybolan müşterilerdir. Müşteri kartlarını Potansiyel, Müşteri ve Pasif olarak ayırmak, bu firmaları görünür kılar. Pasif firmaları periyodik olarak gözden geçirip neden ayrıldıklarını sormak, hem kazanım hem de ürün geliştirme için değerli bilgi sağlar.

Üretim ve toptan satış firmaları KVKK açısından nelere dikkat etmeli?

Müşteriniz bir şirket olsa bile, CRM'e kaydettiğiniz yetkili kişinin adı, cep telefonu ve e-postası 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel veridir; aydınlatma yükümlülüğü geçerlidir. Ticari elektronik iletiler açısından ise 6563 sayılı Kanun, esnaf ve tacirlere önceden onay alınmaksızın ileti gönderilmesine imkân tanır; ancak alıcının ret hakkı saklıdır ve İYS'deki ret tercihine uyulmalıdır. Bu bilgiler hukuki tavsiye değildir; ayrıntılar için İYS nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Saha ve ofis ekibi nasıl birlikte çalışır?

• Saha temsilcisi ziyaret sonrası görüşmeyi telefonundan, tarayıcı üzerinden kaydeder.
• Ofisteki satış destek ekibi teklif dosyasını hazırlayıp kayda ekler.
• Yönetici özet panelinden açık teklifleri ve yaklaşan takipleri izler.
• Haftalık toplantıda "Görüşmede" durumundaki teklifler tek tek gözden geçirilir.

Fuar sonrası adaylar nasıl takip edilir?

Üretici ve toptancılar için fuarlar önemli bir aday kaynağıdır; ancak fuar dönüşü masada biriken kartvizitlerin büyük kısmı hiç aranmaz. Fuar sonrası takip için basit bir yöntem:

• Fuar süresince veya hemen ardından her kartviziti aday olarak kaydedin; görüşülen ürün grubunu ve kısa notu ekleyin.
• Adayları ilgi düzeyine göre "İlgili" veya "Düşünüyor" olarak işaretleyin.
• Her adaya bir sorumlu ve fuardan sonraki ilk hafta içinde bir takip tarihi verin.
• İlk aramada fuarda konuşulan konuyu hatırlatın; katalog veya fiyat listesi isteyenlere teklif kaydı açın.

Kartvizitteki kişiler genellikle tacir veya şirket çalışanıdır; yine de toplu tanıtım mesajları yerine birebir arama ve yazışma, hem daha etkili hem de ret hakkı açısından daha güvenlidir.

Bayi ve distribütör ilişkileri nasıl kayıt altına alınır?

Bayi ağıyla çalışan üreticiler için her bayi bir müşteri kartıdır. Bayinin bölgesi, yetkili kişileri, son sipariş dönemi ve yapılan ziyaretler kartta birikir. Bayi ziyaretlerinin "Yüz Yüze" görüşme olarak kaydedilmesi, yöneticinin hangi bayinin uzun süredir ziyaret edilmediğini görmesini sağlar. Bayiye sunulan dönemsel fiyat listeleri veya kampanya koşulları teklif kaydı olarak eklenirse, bayiyle hangi koşulların konuşulduğu da netleşir.

Fiyat dalgalanmasında teklif geçerliliği nasıl yönetilir?

Hammadde veya döviz fiyatlarının hızla değiştiği dönemlerde, birkaç hafta önce verilen bir teklif bugün zarar ettirebilir. Bu nedenle tekliflere geçerlilik süresi yazmak ve bu süreyi takip tarihiyle eşleştirmek önemlidir. Takip tarihi geldiğinde satış temsilcisi müşteriyi arar: teklif hâlâ değerlendiriliyorsa güncel fiyatla yeni bir revizyon hazırlanır, eski fiyat ise geçmişte kayıtlı kalır. Böylece müşteri eski bir fiyatı talep ettiğinde, hangi koşullarla ve hangi tarihe kadar geçerli olduğunu gösterebilirsiniz.

Döviz cinsinden teklif verdiğiniz müşterilerde, teklifin hangi para biriminde verildiğini ve ödemenin hangi kurla yapılacağını açıkça belirtmek sonradan yaşanacak anlaşmazlıkları azaltır. Teklif kaydında para biriminin doğru girilmesi, yöneticinin açık teklifleri değerlendirirken farklı para birimlerini birbirine karıştırmamasını da sağlar.

Kayıp nedenleri neden kaydedilmeli?

B2B satışta kaybedilen tekliflerin nedenleri genellikle fiyat, teslim süresi, ödeme vadesi, kalite algısı veya mevcut tedarikçiye bağlılıktır. Bu nedenleri düzenli kaydeden bir firma, birkaç dönem sonra hangi ürün grubunda fiyat baskısı, hangisinde teslim sorunu yaşadığını görür. Bu bilgi satış ekibinin ötesinde üretim ve satın alma planlamasına da yön verir. Yöntem için kaybedilen teklif analizi yazımıza bakabilirsiniz.

selfCRM ile üretim ve toptan satış nasıl yönetilir?

selfCRM'de firmaları Potansiyel, Müşteri veya Pasif türlerinde, il-ilçe ve adres bilgisiyle kaydedebilir; adayları ürün gruplarınızla etiketleyebilirsiniz. Teklifler tutar ve para birimiyle girilir, durumları (Bekliyor, Görüşmede, Kazanıldı, Kaybedildi, İptal) ve sorumlusu belirlenir; her revizyon geçmişte saklanır, PDF, Word, Excel veya görsel dosyalar teklife eklenebilir. Özet paneli açık teklifleri, bu ay kazanılan teklif sayısını ve yaklaşan takipleri gösterir.

selfCRM mobil uyumludur; ayrı bir mobil uygulama olmadan saha ekibi telefonun tarayıcısından kullanabilir. Santral entegrasyonuyla tarayıcıdan arama yapılabilir. selfCRM ERP, stok, sipariş veya fatura yazılımı değildir ve bu sistemlerle entegrasyon ya da Excel içe/dışa aktarma sunmaz. Uygunluğu değerlendirmek için CRM programı sayfasına göz atabilirsiniz.

selfCRM'i yakından tanıyın: CRM programı nedir? · Özellikler · Paketler · Demo ve iletişim