Bilişim ve Yazılım Firmaları İçin CRM: Demo'dan Satışa

Bilişim ve yazılım firmaları için CRM, demo talep eden adayları, teknik ve ticari görüşmeleri, teklif revizyonlarını ve satış sonrası ilişkiyi tek yerde izleyen bir satış takip sistemidir. Yazılım, donanım veya BT hizmeti satışında karar süreci uzundur, birden fazla kişi devreye girer ve teklifler kapsam değiştikçe yeniden hazırlanır; bu karmaşıklık düzenli bir kayıt olmadan yönetilemez.

Bu yazıda yazılım evleri, BT hizmet firmaları, sistem entegratörleri ve donanım bayilerinin satış sürecini CRM'de nasıl kurgulayabileceğini anlatıyoruz.

Bilişim sektöründe satış neden uzun sürer?

• Çok paydaşlı karar: Kullanıcı birim, BT sorumlusu, satın alma ve yönetim farklı soruları sorar.
• Teknik doğrulama: Demo, deneme kurulumu veya teknik toplantı gerekir.
• Kapsam belirsizliği: Kullanıcı sayısı, modüller, kurulum ve eğitim gibi kalemler görüşme ilerledikçe netleşir.
• Bütçe döngüsü: Kurumsal müşteriler yeni yıl bütçesini bekleyebilir.

Bu yüzden ilk görüşmeden imzaya kadar haftalar, hatta aylar geçebilir. Bu sürede takip tarihi olmayan her fırsat sessizce soğur.

Yazılım satış süreci hangi aşamalardan geçer?

Demo talebinden satışa iş akışı nasıl kurulur?

1. Talebi hemen kaydedin: Demo talebi geldiğinde aday açılır, ilgilendiği ürün veya modüller etiketlenir ve bir satış sorumlusu atanır.
2. Keşif görüşmesi yapın: Demo öncesi kısa bir telefon görüşmesiyle ihtiyaç, mevcut çözüm, kullanıcı sayısı ve karar süreci öğrenilir. Bu bilgiler demonun kişiselleştirilmesini sağlar.
3. Demoyu randevu olarak işleyin: Görüşme sonucu "Randevu" olarak kaydedilir; takip tarihi demonun ertesi gününe konur.
4. Demo sonrası notu yazın: Hangi özellik ilgi gördü, hangi soru cevapsız kaldı, kim katıldı? Bu notlar teklifin içeriğini belirler.
5. Teklifi kalemleriyle hazırlayın: Lisans, kurulum, eğitim ve destek kalemlerini içeren teklif dosyası kayda eklenir, tutar ve para birimi girilir.
6. Revizyonları izleyin: Modül çıkarma, kullanıcı sayısı değişimi gibi her değişiklik yeni revizyon olur.
7. Kararı kaydedin ve ilişkiyi sürdürün: Kazanılan teklif sonrası müşteri kartına periyodik iletişim için takip tarihi girilir; kaybedilen teklifin nedeni not edilir.

B2B satışın genel adımlarını B2B satış süreci adım adım yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.

Bilişim firmaları teklif revizyonlarını nasıl yönetmeli?

Yazılım tekliflerinde aynı müşteriye üç, dört farklı versiyon gitmesi olağandır. Sorun, satış temsilcisinin, teknik ekibin ve yöneticinin farklı versiyonlara bakmasıdır. Her revizyonun tarihi, tutarı ve dosyasıyla tek kayıtta durması, "müşteriye en son hangi teklifi gönderdik?" sorusunu tek bakışta cevaplar. Ayrıntılar için teklif revizyonu yönetimi yazımıza bakabilirsiniz.

Telefonla satış ve destek ayrımı nasıl yapılmalı?

Bilişim firmalarında aynı telefon hattına hem satış hem destek aramaları gelebilir. Gelen aramada numaranın müşteriyle eşleşmesi, arayanın mevcut müşteri mi yoksa yeni aday mı olduğunu anında gösterir. Satış ekibi kendi adaylarına odaklanırken, mevcut müşteri aramaları doğru kişiye yönlendirilebilir. Destek taleplerinin bilet sistemiyle takibi ise ayrı bir aracın işidir.

Yine de destek aramalarında öğrenilen bilgiler satış için değerlidir. Bir müşterinin sık sık kapasite sorunu yaşadığını, yeni bir şube açtığını veya kullanıcı sayısını artırmak istediğini destek ekibi ilk duyan taraftır. Bu tür bilgilerin kısa bir notla müşteri kartına işlenmesi ve satış sorumlusuna bir takip tarihi olarak düşmesi, ek satış fırsatlarının kaçmasını önler.

Kamu ve büyük kurum satışlarında nelere dikkat edilmeli?

Kamu kurumları ve büyük şirketlerle çalışan bilişim firmalarında satın alma süreci resmî prosedürlere bağlıdır; teklif formatı, teknik şartname uyumu ve onay aşamaları uzun sürebilir. Bu süreçlerde teklifin hangi aşamada olduğunu, hangi belgelerin istendiğini ve kimin onayının beklendiğini görüşme notlarında düzenli tutmak, aylar süren bir süreçte ayrıntıların kaybolmasını önler. Teknik şartname, idari belgeler ve fiyat teklifinin farklı sürümlerini teklif kaydına eklemek, ekipteki herkesin aynı belgeye bakmasını sağlar. Bu tür satışlarda takip tarihlerini kurumun bütçe ve onay takvimine göre belirlemek gereksiz ısrarı da önler.

Bilişim firmaları KVKK açısından nelere dikkat etmeli?

Kurumsal müşterilerinizin yetkili kişilerine ait bilgiler 6698 sayılı KVKK kapsamında kişisel veridir. Bilişim firmaları ayrıca kurulum veya destek sırasında müşterilerinin sistemlerindeki kişisel verilere erişebilir; bu durumda veri işleyen olarak yükümlülüklerinizi sözleşmede netleştirmeniz gerekir. Kendi ürünlerinizi tanıtan toplu mesajlarda 6563 sayılı Kanun ve İYS kurallarını dikkate alın; tacir ve esnaflara gönderimlerde de ret hakkı saklıdır. Bu bilgiler hukuki tavsiye değildir.

Bilişim firmasında satış ekibi neyi izlemeli?

• Demo yapılmış ama teklif gönderilmemiş adaylar,
• takip tarihi geçmiş açık teklifler,
• "Görüşmede" durumunda uzun süre bekleyen teklifler,
• kayıp nedenlerinin dağılımı (fiyat, özellik eksikliği, zamanlama, rakip).

Ekip performansını sade biçimde izlemek için satış ekibi performansı nasıl izlenir yazımıza göz atabilirsiniz.

İyi bir demo nasıl hazırlanır?

Demo, bilişim satışının en kritik anıdır ve çoğu zaman yanlış kullanılır. Ürünün bütün özelliklerini sırayla göstermek yerine, keşif görüşmesinde öğrendiğiniz iki üç somut soruna odaklanın. Bunun için:

• Demodan önce görüşme notlarını okuyun; müşterinin hangi sorunu çözmek istediğini bir cümleyle yazın.
• Katılımcıları önceden öğrenin; BT sorumlusu ile kullanıcı birimin soruları farklıdır.
• Demoyu müşterinin kendi iş akışı üzerinden kurgulayın.
• Demonun sonunda bir sonraki adımı birlikte belirleyin: teklif, deneme kurulumu veya teknik toplantı.
• Cevaplayamadığınız soruları not edin ve takip tarihine bağlayın.

Demo sonrası notlar, teklifin kalemlerini ve müzakerede hangi konuların öne çıkacağını belirler. Bu notlar kaydedilmezse teklifi hazırlayan kişi müşterinin gerçekte neye önem verdiğini bilmez.

Karar vericileri nasıl takip etmelisiniz?

Kurumsal yazılım satışında tek bir muhatapla ilerlemek risklidir: temasınız işten ayrılabilir veya kararı başka biri verebilir. Görüşme notlarında kimin hangi rolde olduğunu (kullanıcı, teknik değerlendirici, onaylayan) yazmak, satış sürecinin hangi kişide tıkandığını anlamayı kolaylaştırır. Firmanın müşteri kartında yetkililerle yapılan görüşmeler birikir; böylece yeni bir temsilci süreci devraldığında kimin ne söylediğini görebilir.

Uzun döngülerde, ilgisini kaybeden fırsatları dürüstçe kapatmak da önemlidir. Aylardır "Görüşmede" bekleyen bir teklif, gerçek durumu yansıtmıyorsa satış tahminlerinizi yanıltır. Belirli bir süre yanıt alınamayan teklifleri nedeniyle birlikte kapatıp, uygun bir zamanda yeniden temas etmek için müşteri kartına takip tarihi koymak daha sağlıklıdır.

selfCRM ile bilişim firmasında nasıl çalışılır?

selfCRM'de ürünlerinizi ve modüllerinizi ürün listesine ekleyip demo taleplerini bunlarla etiketleyebilir, adaylara sorumlu ve sonraki takip tarihi verebilirsiniz. Teklifler tutar, para birimi, durum ve revizyon geçmişiyle izlenir; teklif dosyaları (PDF, Word, Excel, görsel) kayda eklenir. Özet paneli açık adayları, açık teklifleri, bu ay kazanılan teklifleri ve yaklaşan takipleri gösterir.

FreePBX/Asterisk santraliniz varsa tarayıcıdan WebRTC ile arama yapabilir, gelen aramada müşteriyi tanıyabilir ve çağrı geçmişini görebilirsiniz. WhatsApp Business ve SMS mesajları tek gelen kutusunda toplanır. selfCRM açık API, destek bileti veya gelişmiş raporlama sunmaz; satış takibine odaklanan sade bir araçtır. Ayrıntılar için CRM programı sayfasını inceleyebilirsiniz.

selfCRM'i yakından tanıyın: CRM programı nedir? · Özellikler · Paketler · Demo ve iletişim