Lead Durumları ve Aday Sınıflandırma: Hangi Aday Ne Zaman Aranır?

Lead durumları, bir adayın satın almaya ne kadar yakın olduğunu tek bakışta gösteren etiketlerdir. Az sayıda, herkesin aynı anlamda kullandığı durumlar (örneğin Yeni, İlgili, Düşünüyor, İlgisiz) seçip her görüşmeden sonra durumu güncellediğinizde, ekibiniz hangi adayı önce araması gerektiğini tahmin etmek yerine listeden okur.

Bu yazıda aday sınıflandırmanın neden işe yaradığını, hangi durumların yeterli olduğunu ve durum geçişlerini hangi kurallara bağlamanız gerektiğini anlatıyoruz.

Aday sınıflandırma neden gereklidir?

Satış ekibinin zamanı sınırlıdır. Yüz adaylık bir listede hepsine aynı ilgiyi göstermek mümkün değildir; asıl soru "bugün kimi aramalıyım?" sorusudur. Sınıflandırma bu soruyu cevaplar:

• Önceliklendirme: Karar aşamasındaki aday, bilgi toplama aşamasındaki adaydan önce aranır.
• Doğru mesaj: Yeni bir adaya ürünü tanıtırsınız; düşünen bir adayın itirazını yanıtlarsınız. Durum, konuşmanın içeriğini belirler.
• Ekip içi ortak dil: Bir çalışan izne çıktığında yerine bakan kişi, adayın nerede olduğunu durumdan anlar.
• Yönetim görünürlüğü: Kaç adayın hangi aşamada beklediğini görmek, satış hunisindeki tıkanıklığı ortaya çıkarır.

Hangi lead durumları kullanılmalı?

Birçok KOBİ için dört durum yeterlidir. Daha fazlası çoğu zaman kafa karışıklığı yaratır. Aşağıdaki tablo her durumun anlamını ve önerilen bir sonraki adımı özetler.

Adayın teklif aşamasına geçtiği noktada ayrı bir teklif kaydı açmak, aday listesini ve teklif listesini temiz tutar. Teklif aşamasının nasıl yönetileceğini teklif takibi nasıl yapılır yazısında anlattık.

Durum geçişleri hangi kurallara bağlanmalı?

Durumların işe yaraması için herkesin aynı kurala göre güncellemesi gerekir. Aşağıdaki adımları ekibinizle birlikte yazılı hale getirmenizi öneririz.

1. Her durum için tek cümlelik bir tanım yazın. "İlgili: Ürünümüzle ilgilendiğini söyleyen ve bilgi isteyen aday" gibi.
2. Geçiş koşulunu belirleyin. Örneğin adayın Yeni'den İlgili'ye geçmesi için ihtiyacının ve karar vericinin öğrenilmiş olması gerekir.
3. Her görüşmeden sonra durumu kontrol edin. Durum değişmediyse bile sonraki takip tarihini güncelleyin.
4. İlgisiz kararının nedenini zorunlu tutun. "Fiyat", "zamanlama", "rakibi seçti", "ulaşılamadı" gibi kısa nedenler, ileride kayıp analizinde altın değerindedir.
5. Uzun süre değişmeyen adayları gözden geçirin. Haftalar boyunca "Yeni" kalan bir aday, ya hiç aranmamıştır ya da kaydı güncellenmemiştir.

Sıcak, ılık, soğuk aday ayrımı nasıl yapılır?

Bazı ekipler durumların yanında adayın "sıcaklığını" da değerlendirir. Sıcak aday kısa sürede satın alma niyeti gösteren, ılık aday ilgilenen ama acelesi olmayan, soğuk aday ise ilgisi belirsiz olan kişidir. Bu ayrımı ayrı bir alan olarak tutmak yerine durumlarla eşleştirmek çoğu zaman yeterlidir: "Düşünüyor" sıcak, "İlgili" ılık, "Yeni" ise henüz değerlendirilmemiş adaydır.

Sıcaklığı belirlerken şu sinyallere bakabilirsiniz:

• Aday fiyat, teslim süresi veya ödeme koşulu sordu mu?
• Karar vericiyle mi, yoksa yalnızca bilgi toplayan biriyle mi konuşuyorsunuz?
• Belirli bir tarih, proje veya ihtiyaç dile getirdi mi?
• Geri dönüş sözünü tuttu mu, aramalarınıza yanıt veriyor mu?

Ürüne göre aday etiketleme ne işe yarar?

Birden çok ürün veya hizmet satan işletmelerde adayın hangi ürünle ilgilendiğini etiketlemek, sınıflandırmanın ikinci boyutudur. Bu sayede belirli bir ürünle ilgilenen tüm adayları bir arada görebilir, ürün uzmanına yönlendirebilir veya o ürüne özel bir gelişme olduğunda ilgili kişileri bilgilendirebilirsiniz. Bilgilendirme mesajı gönderecekseniz kişinin ticari ileti iznini kontrol etmeyi unutmayın.

Aday sınıflandırmada sık yapılan hatalar nelerdir?

• Durumu tahminle güncellemek: "Herhalde düşünüyordur" yerine adayla konuşulan gerçek bilgiye dayanın.
• Durum ile sonucu karıştırmak: "Meşgul" veya "Ulaşılamadı" bir görüşme sonucudur, aday durumu değildir. Görüşme sonucunu temas kaydına, ilgi düzeyini durum alanına yazın.
• Her ekip üyesinin kendi etiketini uydurması: Serbest metin etiketler kısa sürede yüzlerce varyasyona dönüşür. Sabit listeler kullanın.
• İlgisiz adayları hiç yeniden değerlendirmemek: "Şu an değil" diyen bir aday, birkaç ay sonra ihtiyaç duyabilir. Uygun olanlara uzun vadeli takip tarihi verin.

Durumlar satış hunisiyle nasıl ilişkilidir?

Lead durumları, satış hunisinin üst katmanlarını temsil eder. Yeni adaylar hunin en geniş kısmında, Düşünüyor durumundaki adaylar ise teklife en yakın kısımdadır. Her durumdaki aday sayısını düzenli olarak izlediğinizde hangi aşamada kayıp yaşadığınızı görürsünüz. Örneğin İlgili adaylarınız çok ama Düşünüyor aşamasına geçen az ise sunumunuzda veya fiyat iletişiminizde bir sorun olabilir. Konuyu satış hunisi nedir yazımızda örneklerle ele aldık.

Durumları ekibe nasıl öğretirsiniz?

Durum listesinin kâğıt üzerinde tanımlanmış olması, ekibin onu aynı şekilde kullanacağı anlamına gelmez. Uygulamada birlik sağlamak için şunları deneyebilirsiniz:

• Örnek kayıtlarla anlatın: Gerçek birkaç aday kaydını ekiple birlikte açıp "bu aday hangi durumda olmalı?" diye tartışın. Tanımlar ancak örneklerle oturur.
• Tanımları erişilebilir tutun: Durum tanımlarını tek sayfalık bir belgede toplayın ve yeni başlayan her çalışanla paylaşın.
• İlk haftalarda kontrol edin: Yeni bir düzene geçtiğinizde ilk birkaç hafta durumları birlikte gözden geçirip yanlış kullanımları düzeltin.
• Gereksiz hale gelen durumu kaldırın: Hiç kullanılmayan ya da sürekli başka bir durumla karıştırılan bir etiket varsa listeyi sadeleştirin.

Aday listesi ne sıklıkla gözden geçirilmeli?

Aday listesi zamanla şişer. Takip tarihi çoktan geçmiş, durumu aylardır değişmemiş kayıtlar, gerçekten çalışılan adayları gölgeler. Haftalık kısa bir gözden geçirmede şu soruları sormak yeterlidir: Takip tarihi geçmiş kaç aday var? Uzun süredir "Yeni" durumunda bekleyen var mı? Sorumlusu işten ayrılmış veya izinde olan adaylar başka birine devredildi mi? Bu küçük bakım, listenin güvenilirliğini korur ve ekibin listeye inanmasını sağlar. Ekip listeye inanmazsa kendi notlarına döner ve tüm düzen bozulur.

Aday durumu ile müşteri türü aynı şey mi?

Hayır. Aday durumu, henüz satın almamış bir kişinin ilgi düzeyini anlatır. Müşteri türü ise ilişkinin niteliğini gösterir: henüz alışveriş yapmamış ama kartı açılmış bir potansiyel firma, aktif müşteri veya uzun süredir alışveriş yapmayan pasif müşteri. İkisini ayrı alanlarda tutmak, örneğin pasif hale gelmiş eski bir müşteriyle yeni bir adayı aynı listede karıştırmanızı önler. Aday satın aldığında müşteri kaydına dönüşür ve bundan sonra müşteri türüyle izlenir; aday durumunun görevi orada tamamlanmış olur.

selfCRM'de aday durumları nasıl kullanılır?

selfCRM'de aday kayıtları dört durumla yönetilir: Yeni, İlgili, Düşünüyor ve İlgisiz. Her adaya sorumlu kullanıcı, sonraki takip tarihi ve ilgilendiği ürünler atanır; görüşme kayıtlarında ise kanal ve sonuç (Ulaşıldı, Meşgul, Randevu, Geri Arayacak gibi) ayrı tutulur. Böylece ilgi düzeyi ile görüşme sonucu birbirine karışmaz. Satışa yaklaşan adayı müşteriye veya teklife dönüştürebilir, özet panelinde yaklaşan aday takiplerini görebilirsiniz. Ayrıntılar için özellikler sayfasına bakabilirsiniz.

selfCRM'i yakından tanıyın: CRM programı nedir? · Özellikler · Paketler · Demo ve iletişim