Bulut CRM mi, Kurulu CRM mi? Farklar ve Doğru Seçim

Bulut CRM (SaaS), sağlayıcının sunucularında çalışan ve tarayıcıdan abonelikle kullanılan CRM'dir; kurulu CRM ise firmanın kendi sunucusuna kurulup kendi ekibi tarafından işletilen yazılımdır. Sunucu yönetecek bir BT ekibi olmayan KOBİ'ler için bulut CRM genellikle daha hızlı, daha az riskli ve daha öngörülebilir maliyetlidir. Verinin fiziksel olarak firma içinde kalması zorunluysa veya derin özelleştirme gerekiyorsa kurulu CRM değerlendirilebilir.

Bulut CRM nedir?

Bulut CRM'de yazılım, veritabanı ve sunucular sağlayıcıya aittir. Siz bir adrese tarayıcıyla girer, kullanıcı adı ve şifrenizle oturum açarsınız. Güncellemeler, yedekleme, sunucu güvenliği ve kapasite sağlayıcının sorumluluğundadır. Ödeme genellikle aylık veya yıllık abonelik şeklindedir.

Aynı yazılımı birçok firma birlikte kullanır; buna çok kiracılı (multi-tenant) yapı denir. İyi tasarlanmış bir sistemde her firmanın verisi veritabanı düzeyinde ayrılır ve bir firma diğerinin kaydını göremez.

Kurulu (on-premise) CRM nedir?

Kurulu CRM'de yazılım lisansını satın alır veya kiralarsınız, ancak çalıştığı sunucu sizindir. Bu sunucu ofisinizde fiziksel bir makine ya da kiraladığınız bir sanal sunucu olabilir. Kurulum, işletim sistemi güncellemeleri, veritabanı yedekleri, SSL sertifikası, güvenlik duvarı ve uzaktan erişim ayarları sizin ya da anlaştığınız bir BT firmasının işidir.

Bulut CRM ile kurulu CRM arasındaki farklar nelerdir?

Bulut CRM güvenli mi?

Bulut CRM'in güvenliği, sağlayıcının aldığı önlemlere bağlıdır. "Veri bizde dursun, daha güvenli olur" düşüncesi her zaman doğru değildir: ofiste duran, güncellenmeyen, yedeği alınmayan bir sunucu, profesyonelce işletilen bir bulut hizmetinden çok daha savunmasız olabilir.

Bir bulut CRM'i değerlendirirken şunları sorun:

• Bağlantı HTTPS ile şifreleniyor mu?
• Firmaların verisi birbirinden nasıl ayrılıyor?
• Hatalı şifre denemeleri sınırlanıyor mu?
• Kimin hangi işlemi yaptığı işlem günlüğüne yazılıyor mu?
• Yedekleme nasıl yapılıyor ve verileriniz hangi ülkede tutuluyor?
• Aboneliği bıraktığınızda verilerinize ne oluyor?

Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ayrıca değerlendirilmesi gereken bir konudur. Bu bilgiler hukuki tavsiye değildir; verilerinizin nerede barındırıldığını sağlayıcıdan yazılı olarak öğrenmeniz ve gerekirse bir hukukçuya danışmanız önerilir. Konunun ayrıntıları için SaaS CRM veri güvenliği yazısına bakabilirsiniz.

Hangi durumda kurulu CRM daha mantıklıdır?

• Sektörel düzenleme veya kurum politikası gereği verinin firma içindeki sunucularda tutulması zorunluysa.
• Deneyimli bir BT ekibiniz varsa ve sunucu işletmeyi zaten yapıyorsanız.
• CRM'in iç sistemlerinizle (örneğin kendi geliştirdiğiniz bir ERP ile) veritabanı düzeyinde konuşması gerekiyorsa.
• Çok özel iş akışları için yazılımda kod düzeyinde değişiklik yapmanız gerekiyorsa.

Hangi durumda bulut CRM daha mantıklıdır?

• Sunucu yönetecek bir ekibiniz yoksa.
• Hızlıca başlamak ve önce küçük bir ekiple denemek istiyorsanız.
• Satış ekibiniz sahada, evden veya farklı şubelerden çalışıyorsa.
• Yedekleme ve güncelleme gibi işleri dert etmek istemiyorsanız.
• Maliyetin önceden öngörülebilir olmasını tercih ediyorsanız.

Santral gibi entegrasyonlar bulut CRM'de nasıl çalışır?

Bulut CRM'e yönelik yaygın bir soru, ofisteki santral veya diğer sistemlerle nasıl konuşacağıdır. Modern entegrasyonlar genellikle internet üzerinden, şifreli bağlantılarla çalışır. Örneğin tarayıcıdan arama yapmayı sağlayan WebRTC teknolojisi, santrale güvenli WebSocket (WSS) bağlantısıyla bağlanır; çalışanın bilgisayarına ayrı bir program kurmak gerekmez. Burada önemli olan, santralin ve CRM'in güvenli bağlantıya göre yapılandırılmasıdır.

Karar vermek için hangi adımları izlemelisiniz?

1. Verinin nerede tutulması gerektiğine dair yasal veya kurumsal bir zorunluluk olup olmadığını öğrenin.
2. Sunucu işletecek kaynağınız olup olmadığını dürüstçe değerlendirin.
3. Üç yıllık toplam maliyeti iki model için kaba hatlarıyla hesaplayın: lisans veya abonelik, sunucu, bakım, personel zamanı.
4. Bulut seçeneklerinde güvenlik sorularını sağlayıcıya yazılı sorun.
5. Seçtiğiniz modeli gerçek verilerle bir deneme süresinde test edin.

Genel seçim kriterleri için CRM programı nasıl seçilir? yazısındaki kontrol listesini kullanabilirsiniz.

Bulut CRM'e geçerken internet ve cihaz altyapısı yeterli mi?

Bulut CRM kullanmak için güçlü bir bilgisayara ihtiyaç yoktur; güncel bir tarayıcı ve istikrarlı bir internet bağlantısı yeterlidir. Ancak birkaç noktayı önceden kontrol etmek, ilk günlerdeki şikâyetleri önler:

• Bağlantı istikrarı: Metin tabanlı CRM ekranları düşük bant genişliğiyle de çalışır; ancak tarayıcıdan sesli arama yapılacaksa bağlantının kopmaması ve gecikmenin düşük olması önemlidir.
• Kulaklık ve mikrofon: Tarayıcıdan arama yapan çalışanlar için kulaklıklı mikrofon, ses kalitesini belirgin biçimde iyileştirir.
• Tarayıcı güncelliği: Eski tarayıcı sürümleri güvenlik açıklarına ve uyumsuzluklara yol açabilir; otomatik güncellemeyi açık tutun.
• Mobil erişim: Sahada çalışan ekipler için arayüzün telefon ekranında rahat kullanılıp kullanılmadığını deneme sırasında kontrol edin.

Kurulu bir sistemden buluta geçiyorsanız, mevcut sunucunuzdaki verilerin nasıl taşınacağını ve eski sunucunun ne zaman kapatılacağını önceden planlayın. Geçiş tamamlandıktan sonra eski sunucuda kalan kişisel verilerin nasıl imha edileceğine de karar verin; aksi halde unutulmuş bir sunucu, yıllar sonra bir veri güvenliği sorununa dönüşebilir.

Son olarak, ekibinize yeni sistemin adresini, giriş yöntemini ve şifre kurallarını kısa bir notla duyurun. Herkesin aynı adrese ve kendi hesabıyla girdiğinden emin olmak, ilk haftanın en önemli kontrolüdür.

Bulut CRM'de veri sahipliği kimde?

Bulut CRM kullanırken sık sorulan bir soru, verilerin kime ait olduğudur. Genel kabul, CRM'e girdiğiniz müşteri ve satış verilerinin sizin verileriniz olduğu, sağlayıcının bu verileri yalnızca hizmeti sunmak amacıyla işlediğidir. Ancak bunun ayrıntıları kullanım koşullarında ve sözleşmede yer alır; okumadan kabul etmeyin.

Özellikle şu üç noktayı netleştirin: Aboneliğiniz sona erdiğinde verileriniz ne kadar süre saklanıyor ve nasıl siliniyor? Ayrılmadan önce verilerinizi hangi biçimde alabiliyorsunuz? Sağlayıcı verilerinizi hizmet dışında herhangi bir amaçla kullanıyor mu? Bu soruların cevabı, ileride sağlayıcı değiştirmek istediğinizde ne kadar özgür olacağınızı belirler.

Kurulu sistemlerde veri fiziksel olarak sizdedir; ancak yazılımın lisans koşulları, destek süresi ve veritabanı biçimi de benzer bir bağımlılık yaratabilir. Her iki modelde de "bugün başlamak" kadar "gerektiğinde ayrılabilmek" de değerlendirilmelidir.

Özetle, bulut ile kurulu arasındaki seçim bir teknoloji tercihinden çok bir kaynak ve sorumluluk tercihidir. Sunucuyu, yedeği ve güncellemeyi kimin yöneteceğine, bunun için ne kadar zaman ve bütçe ayırabileceğinize dürüstçe cevap verdiğinizde karar büyük ölçüde netleşir. Emin olamıyorsanız, düşük başlangıç maliyetiyle bulut CRM'i denemek ve ihtiyaçlarınızı gerçek kullanım üzerinden görmek, geri dönüşü zor bir sunucu yatırımına girmekten daha az risklidir.

selfCRM ile nasıl yapılır?

selfCRM bulut tabanlı (SaaS) bir CRM'dir; kurulum gerektirmez, bilgisayardan ve telefondan tarayıcıyla kullanılır. Çok kiracılı yapıda her firmanın verisi veritabanında ayrılır; HTTPS, hatalı giriş sınırlaması ve işlem günlüğü bulunur. Santral entegrasyonunda her firmanın FreePBX/Asterisk santrali ayrı sunucuda çalışır ve tarayıcıdan arama WSS bağlantısıyla yapılır. Ayrı bir mobil uygulama yoktur; mobil uyumlu arayüz tarayıcıdan açılır. Ayrıntılar özellikler sayfasındadır.

selfCRM'i yakından tanıyın: CRM programı nedir? · Özellikler · Paketler · Demo ve iletişim