Açık Rıza ve Aydınlatma Metni SMS ile Nasıl Gönderilir?

Açık rıza ve aydınlatma metni, kişiye metnin tamamını açan bir bağlantı içeren SMS ile gönderilebilir; KVKK bunun için belirli bir şekil şartı öngörmez. Önemli olan, aydınlatmanın kişiye gerçekten ulaştığının ve açık rızanın belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verildiğinin sonradan ispatlanabilmesidir.

Telefonla veya WhatsApp üzerinden satış yapan, müşterisiyle yüz yüze görüşmeden anlaşan işletmeler için SMS ile gönderim, kâğıt form imzalatmaktan çok daha pratiktir. Bu yazıda iki metin arasındaki farkı, SMS ile gönderimin nasıl kurgulanacağını ve sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Metinlerinizin içeriğini bir hukuk danışmanıyla hazırlamanız önerilir.

Aydınlatma metni ile açık rıza arasındaki fark nedir?

İkisi sık karıştırılır ama hukuki niteliği farklıdır:

	Aydınlatma metni	Açık rıza
Dayanak	6698 sayılı KVKK, 10. madde	6698 sayılı KVKK, 3. ve 5. maddeler
Amaç	Kişiyi bilgilendirmek	Kişinin onayını almak
Ne zaman gerekir?	Kişisel veri elde edilirken, her durumda	Başka bir işleme şartı yoksa
Kişinin onayı gerekir mi?	Hayır, okunup anlaşılabilir olması yeterlidir	Evet, kişinin açık bir beyanı gerekir
Geri alınabilir mi?	Bilgilendirmedir, geri alma söz konusu değildir	Evet, kişi rızasını geri alabilir

Aydınlatma metninde veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere hangi amaçla aktarılabileceği, toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile kişinin KVKK'nın 11. maddesindeki hakları yer almalıdır. Ayrıntılı usul, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'de düzenlenmiştir.

SMS ile gönderilen metin hukuken geçerli mi?

KVKK, açık rızanın veya aydınlatmanın yazılı, ıslak imzalı olmasını şart koşmaz; elektronik ortamda da yerine getirilebilir. Ancak ispat yükü veri sorumlusundadır. Bu nedenle SMS ile gönderimde şunları kanıtlayabilmeniz gerekir:

metnin hangi numaraya, ne zaman gönderildiği,
gönderilen metnin hangi sürümü olduğu,
açık rıza isteniyorsa kişinin bunu hangi tarihte, hangi işlemle onayladığı.

Yalnızca "KVKK metnimizi okudunuz kabul edilir" gibi bir SMS göndermek, açık rıza yerine geçmez. Açık rıza, kişinin olumlu bir eylemiyle (örneğin bağlantıdaki metni okuyup onay vermesi) ortaya çıkmalıdır.

SMS ile gönderim adım adım nasıl yapılır?

Metinleri ayrı hazırlayın: Aydınlatma metni ve açık rıza metni ayrı belgeler olmalıdır. Kurul kararlarında da aydınlatma ile açık rızanın tek metinde birleştirilmemesi gerektiği vurgulanmaktadır.
Metni kısa SMS'e değil bağlantıya koyun: Metnin tamamı SMS'e sığmaz. SMS'te kısa bir açıklama ve metnin tamamını açan güvenli bir bağlantı yer almalıdır.
Onaylı gönderici başlığı kullanın: Kişi mesajın sizden geldiğini anlamalı. Tanımadığı bir numaradan gelen bağlantıya güvenmeyecektir.
Rızayı açık bir eyleme bağlayın: Bağlantıdaki sayfada kişi metni okuyup onay veya ret seçebilmelidir. Önceden işaretli kutu kullanmayın.
Sonucu müşteri kaydına işleyin: Onay, ret veya yanıtsız kalma durumu ilgili kişinin kartında görünmelidir.
Kayıtları saklayın: Gönderim zamanı, metin sürümü ve onay zamanı ispat için saklanmalıdır.
Geri alma yolunu açık tutun: Kişi rızasını geri almak isterse bunu kolayca yapabilmeli, siz de durumu güncellemelisiniz.

SMS içeriği nasıl yazılmalı?

Bu SMS'in amacı bilgilendirme ve onay istemektir; içine kampanya, indirim veya ürün tanıtımı koymayın. Aksi hâlde ileti, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun anlamında ticari elektronik ileti niteliği kazanabilir ve İYS onayı gerektirebilir. Onay alınmasına yönelik iletilerle ilgili kurallar için Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in güncel metnini kontrol edin.

Örnek bir yapı: işletme adı, mesajın neden gönderildiğine dair tek cümle ("Görüşmemiz kapsamında kişisel verilerinize ilişkin bilgilendirme metnimiz") ve bağlantı. Kısa, sade ve kişiyi korkutmayan bir dil, onay oranını da artırır.

Açık rıza alırken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Rızayı hizmet şartına bağlamak: "Onay vermezseniz teklif veremeyiz" gibi bir dayatma, rızanın özgür iradeye dayanmasını zedeler. Sözleşmenin ifası için zorunlu işlemler zaten açık rıza gerektirmeyebilir.
Genel ve belirsiz rıza: "Verilerimin her türlü amaçla işlenmesine izin veriyorum" ifadesi belirli konuya ilişkin değildir.
Gereksiz yere açık rıza istemek: Başka bir hukuki sebebe dayanan işleme için rıza istemek, kişi rızasını geri aldığında işlemeyi durdurmanız gerekiyormuş gibi bir izlenim yaratır.
KVKK rızasını İYS onayı sanmak: KVKK açık rızası, ticari elektronik ileti onayı yerine geçmez. Kampanya SMS'i göndermek için İYS'de kayıtlı onay ayrıca gerekir. Ayrıntılar için İYS nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Sonucu takip etmemek: Gönderilen bağlantının açılıp açılmadığını, onay verilip verilmediğini kimse bilmiyorsa süreç kâğıt üzerinde kalır.

Hangi anda gönderilmeli?

Aydınlatma, kişisel veri elde edilirken yapılmalıdır. Telefonla satış yapan bir işletme için bu, kişiyi ilk kez kaydettiğiniz andır. Pratik bir yöntem şudur: ilk görüşmede kişiye kısa bir sözlü bilgi verin ("Size dönüş yapabilmek için bilgilerinizi kaydediyoruz, ayrıntılı bilgilendirme metnini SMS ile iletiyoruz") ve kaydı açtıktan hemen sonra bağlantıyı gönderin. Haftalar sonra toplu biçimde gönderilen bir metin, aydınlatmanın zamanında yapıldığını göstermekte zorlanır.

Açık rıza gerekiyorsa, rızaya dayanan işleme başlamadan önce alınmalıdır. Örneğin kişinin verilerini pazarlama amaçlı profil oluşturmak için kullanacaksanız, rıza bu faaliyetten önce alınmalıdır. Rıza alınmadan başlayan işleme, sonradan alınan rızayla geriye dönük olarak hukuka uygun hâle gelmez.

Yanıt vermeyen kişiler için ne yapılmalı?

Bağlantıyı açmayan veya rıza vermeyen kişiler olacaktır. Aydınlatma metni için bu çok büyük bir sorun değildir: önemli olan metnin kişiye ulaştırıldığını gösterebilmektir; gönderim kaydı bunun için önemli bir delildir. Açık rıza için ise durum farklıdır; yanıt vermeyen kişi rıza vermemiş sayılır ve rızaya dayalı işleme yapılmamalıdır. Bu kişilere ısrarla tekrar tekrar mesaj göndermek de doğru değildir. Kartta durumun "yanıt yok" olarak görünmesi, satış ekibinin buna göre davranmasını sağlar.

Metinleri güncellediğinizde ne olur?

Aydınlatma ve açık rıza metinleri zamanla değişir: yeni bir iş ortağıyla çalışmaya başlarsınız, verileri yeni bir amaçla kullanmaya karar verirsiniz veya mevzuattaki bir değişiklik metni güncellemenizi gerektirir. Bu durumda her metnin sürümünü ve yürürlük tarihini saklamak önemlidir. Kimin hangi sürümü gördüğünü ve onayladığını bilemezseniz, eski rızanın yeni amacı kapsayıp kapsamadığını da gösteremezsiniz. Amaç değiştiyse yeni rızanın ayrıca alınması gerekebilir; bu değerlendirmeyi danışmanınızla yapın.

Sözleşme bağlantısı da aynı yöntemle gönderilebilir mi?

Teknik olarak evet; satış sözleşmesi, hizmet şartları veya üyelik koşulları gibi belgeler de bağlantılı SMS ile iletilebilir. Ancak bazı sözleşme türleri için kanunlar ayrıca şekil şartı veya ön bilgilendirme kuralları öngörebilir (örneğin mesafeli sözleşmelere ilişkin tüketici mevzuatı). Kendi sözleşme türünüz için bu şartları ayrıca değerlendirin.

selfCRM ile nasıl yapılır?

selfCRM'de aday veya müşteri kartındaki "Onam ve İYS" bölümünden, selfOnam aracılığıyla KVKK aydınlatma metni, açık rıza veya sözleşme bağlantısını kişinin cep telefonuna SMS ile gönderebilirsiniz. Kişinin işlemi sonucunda durum otomatik olarak karta geri gelir; satış ekibi müşteriyi ararken onam durumunu aynı ekranda görür. Aynı bölümden İYS sorgusu yaparak numaranın ticari ileti izin durumunu da kontrol edebilirsiniz.

Metinlerin içeriği sizin işletmenize özgüdür ve hukuki açıdan doğruluğu sizin sorumluluğunuzdadır; selfCRM gönderim ve takip kısmını kolaylaştırır. KVKK açısından bir CRM'de nelere bakılması gerektiğini KVKK uyumlu CRM nasıl olmalı yazımızda, tüm özellikleri ise özellikler sayfasında bulabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Evet. KVKK açık rıza için belirli bir şekil şartı öngörmez; elektronik ortamda da alınabilir. Önemli olan rızanın belirli, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verildiğini ispatlayabilmektir.

Önerilmez. Aydınlatma bilgilendirme, açık rıza ise onay işlemidir; Kurul kararlarında bu iki metnin ayrı tutulması gerektiği vurgulanmaktadır.

Tek başına hayır. Kampanya iletileri 6563 sayılı Kanun kapsamındadır ve İYS'de kayıtlı ticari elektronik ileti onayı ayrıca gerekir.

Açık rızaya dayanan işleme faaliyetini durdurmanız ve kaydı güncellemeniz gerekir. Başka bir hukuki sebebe dayanan işlemeler bundan ayrıca değerlendirilir.

selfCRM'i yakından tanıyın: CRM programı nedir? · Özellikler · Paketler · Demo ve iletişim